Organizar tu propio evento empresarial parece una tarea titánica, aunque fructífera en muchos sentidos para tu negocio.
Pese al auge de las nuevas tecnologías y el entorno virtual, convivir cara a cara permanece entre los métodos más eficaces para conseguir nuevos clientes, cerrar acuerdos comerciales e incentivar la buena convivencia entre tus colaboradores.
Sabemos que organizar un evento memorable y sin imprevistos no es tarea sencilla, puesto que hay que alinear factores tanto técnicos como de recursos humanos, adecuar los presupuestos, definir objetivos, entre muchas tareas más.
Para ayudarte a planear tu próximo evento corporativo y optimizar tu presupuesto, queremos ayudarte con diez tips que puedes utilizar y reducir los costos de tu evento sin perjudicar su calidad.
Si ya has definido la temática para tu evento, es importante bajar de aquí tu visión y objetivos, si aún no la tienes no te preocupes, aunque te aconsejamos que destines un espacio para pensar en ella.
1. Sé flexible
A veces serlo resulta tan sencillo como utilizar lo que tienes a tu alcance. Puede parecer que buscar las ofertas en cada categoría de gastos (catering, mesas y sillas, sede, etc.) es la forma más simple de ahorrar dinero aunque no siempre es así.
Es posible que el lugar de celebración pueda suministrarte el equipo, o incluso la comida y la bebida, así que una buena opción es consultar los recursos con los que pueden apoyarte antes de salir a buscar más opciones.
2. Utiliza herramientas gratuitas
Hoy en día lo mejor es no usar papel, así que opta por las herramientas tecnológicas que tienes a la mano como el correo electrónico o las redes sociales, puedes hacer invitaciones muy atractivas con plantillas en línea y compartir con tus colaboradores con tan solo un clic. Las redes sociales son también una forma estupenda de mantener a los asistentes comprometidos durante el evento y obtener su retroalimentación al instante.
3. Mantén bajos los costos del catering
Al elegir bien la comida y la bebida para tu evento conseguirás una experiencia positiva para tus invitados. Una buena alternativa es elegir un lugar de eventos corporativos con una política de catering abierta, así podrás encontrar el proveedor perfecto para tu evento, uno que se ajuste a tu presupuesto y que además de proporcionar alimentos de alta calidad, tenga menús que se adecuen a las preferencias de tus colaboradores.
Opciones como los buffets además de ser más asequibles no requieren tanto personal de servicios o los food trucks, que le ofrecen a los invitados menús más personalizados.
4. Busca decoración sencilla
Estamos seguros de que querrás que el lugar de tu evento sea agradable y muy profesional, pero no debería costarte una fortuna. La mejor forma de minimizar los costos de decoración es elegir un lugar que ya se ve bien por sí mismo sin mucha decoración adicional. Los lugares para eventos corporativos con espacios al aire libre, y especialmente los lugares en terrazas con buenas vistas, resultan ser buenas alternativas, ya que la belleza de su entorno natural puede ser toda la decoración que necesitas. Cuanto más interesante y atractivo se vea el lugar, menos habrá que destinar en la decoración.
5.Reserva en días, horas o temporadas de menor afluencia
Los locales para eventos corporativos cobran más durante los días, horas y temporadas altas debido a la mayor demanda de sus servicios. Por ejemplo, organizar la fiesta de la oficina el primer viernes de diciembre será mucho más costoso que hacerlo un jueves por la noche o un viernes de enero. Procura no reservar en días festivos y considera la posibilidad de reservar un día entre semana en lugar de un fin de semana.
6. Negocia con tus proveedores
En casi todas las circunstancias, cuando pides un precio más bajo, lo peor que puede pasar es que alguien diga que no, y entonces no te encuentras en una situación diferente a la que tendrías si no hubieras preguntado. En el mejor de los casos, te ahorras dinero, así que, desde la perspectiva del riesgo frente a la recompensa, sólo tiene sentido negociar. Haz lo posible por comparar precios en los sectores con los que trabajas. Sé honesto con tu presupuesto y di por adelantado si tienes otro proveedor que esté dispuesto a hacer el mismo trabajo por menos dinero. Es posible que alguien que te guste más iguale las tarifas de sus competidores.
7. Presta atención a lo que gastas
Toma las riendas de tu presupuesto, ahora que ya lo tienes es el momento de seguirlo. Controla tus gastos, ya que pueden surgir muchas cosas que no tenías en cuenta. Asegúrate de que los contratos coinciden con las conversaciones iniciales y las propuestas de los proveedores. Comprueba que las facturas finales se ajustan al contrato y si notas algo raro no temas en hablarlo, averigua el motivo de la discrepancia. No dejes que se añadan cargos sin una explicación, y no pagues por algo que no has aceptado.
8. De ser posible, acércate a patrocinadores
Los patrocinadores pueden ser una gran ayuda para financiar eventos, especialmente los de gran envergadura. No tengas miedo de ponerte en contacto con las empresas y preguntarles qué pueden hacer. A cambio, ofréceles visibilidad (mediante pancartas, logotipos en el material o reconocimientos escritos o verbales). La contribución no tiene por qué ser en forma de cheque. Un patrocinador del sector de suministros de oficina podría proporcionarte esos cuadernos para que los entregues a los invitados, o un servicio de catering podría donar sus servicios a cambio de la posibilidad de repartir tarjetas de visita a los comensales.
Al momento de organizar un evento es importante elegir qué aspectos de este son más importantes, a medida que avances en tu lista de prioridades, comenzarás a encontrar áreas a las cuáles destinar más y otras en las que el gasto será menor, incluso áreas de las que puedes prescindir.
¡Prioriza tus necesidades y sabrás dónde invertir tus recursos!
Como extra tip, te aconsejamos agregar un monto adicional del presupuesto para imprevistos y emergencias. No es algo que deseemos, sin embargo, será siempre necesario tener un fondo de emergencia listo para prever cualquier imprevisto. Una buena regla general es destinar de un 15% a un 30% adicional de tu presupuesto para ocasiones extraordinarias.
Ten en mente que tu presupuesto es un documento vivo que cambiará en la medida en la que tu evento esté más próximo, no desesperes, es un proceso de aprendizaje continuo. En MindMaster contamos con expertos que te proporcionarán información a tu medida para todo tipo de solución que requiera tu negocio.
¿Tu empresa está lista para adaptarse al cambio? Nosotros te asesoramos para conseguirlo.
