Ya sea una pequeña reunión, una celebración sencilla o una gran conferencia, la planificación de eventos es una tarea enorme, no importa qué tan complejo o simple sea, requiere una planificación y organización detallada, independientemente de tu nivel de experiencia. Incluso los veteranos más experimentados deben anticiparse a los baches del camino, porque esa es la naturaleza de la planificación. Aunque algunos obstáculos son inevitables, muchos de ellos pueden evitarse en gran medida con los conocimientos adecuados. ¿Y de quién mejor para aprender que aquellos que lo han experimentado de primera mano?
Para acompañarte en el camino de la planificación, queremos ofrecerte algunos consejos y trucos sobre la gestión de eventos que te ayuden a llevar cada detalle como un profesional.
Consejo nº 1: Mantén la comunicación entre todas las partes implicadas
Según Mona Desai, directora de eventos especiales de Peerspace, esto significa saber exactamente de qué son responsables el lugar de celebración, los proveedores y las personas que toman las decisiones, y asegurarse de que todos los demás están al tanto. En palabras de Mona, tener una comunicación clara y conocer a fondo el papel de cada persona es fundamental para evitar que los detalles se escapen. Esto incluye dar a conocer claramente tus responsabilidades desde el principio.
Consejo nº 2: Conoce a tu audiencia
Para Stephanie Thomas, directora de marketing de campo de Demandbase, el lugar de celebración debe reflejar quién va a asistir. No importa si se trata de un evento de fin de año para empresa o de una capacitación para nuevos colaboradores, lo más importante será conocer los objetivos de tu evento.
Consejo nº 3: Elabora un presupuesto acorde a los objetivos de tu evento
Antes de empezar a planificar tu evento, es importante conocer una idea realista de cuánto dinero estás dispuesto a gastar. Esto incluye el costo del lugar de celebración, el catering, la decoración, el entretenimiento y cualquier otro gasto diverso que pueda surgir, incluso es conveniente guardar un porcentaje para los imprevistos.
Si no estás seguro de por dónde empezar, puedes utilizar una hoja de cálculo para ayudarte a estimar los gastos de tu evento. Una vez que tengas una cifra aproximada, empieza a buscar formas de reducir los costos para no salirte del presupuesto. Si creas un presupuesto y te ciñes a él, podrás evitar cualquier sorpresa de última hora que pueda afectar al éxito general de tu evento. Otra buena opción es apoyarte del conocimiento de otros expertos en organización de eventos, quiénes podrán guiarte en la toma de decisiones.
Consejo nº 4: Crea varios borradores del calendario de tu evento
La elaboración de un cronograma basado en el flujo de eventos y los detalles del día te permitirá una comunicación fluida entre tus colaboradores y tus principales proveedores, según Jessica Carrillo, de Art & Soul Events. Toma ese primer borrador y establece los horarios de los servicios de comida y bebida, entretenimiento, etc. con tus proveedores. Estos plazos tienden a fluir con facilidad porque cada uno de los proveedores tendrá la oportunidad de resolver problemas y expresar cualquier preocupación que pueda surgir mucho antes de que suceda. Esto será un gran punto a tu favor pues te permitirá reducir costos en tu presupuesto, además de darte gran tranquilidad durante la organización de tu evento.
La clave es comunicarte constantemente con los otros, no basta con conocer la logística y los detalles del evento; hay que asegurarse de que todos los demás lo sepan también. El exceso de comunicación es siempre mejor que la falta de ella.
Consejo nº 5: Contrata al mejor personal
Uno de los aspectos más importantes del éxito de cualquier evento es el personal que se contrata. No solo tienen que ser profesionales y amables, sino que también tienen que conocer el evento en sí y lo que está sucediendo para que puedan responder a cualquier pregunta que los invitados puedan tener, pues al ser expertos en su rubro, es más fácil que anticipen cualquier situación que quizá tú no tengas en la mira. ¡Confía en la experiencia de los especialistas!
Cuando contrates personal para tu evento, asegúrate de que rellenen una solicitud y proporcionen referencias o bien puedes preguntar entre tus contactos si conocen personal que pueda ser de ayuda para tu evento, por ejemplo con el catering, la fotografía y el sonido.
Entre más apoyo tengas para organizar tu evento, tendrás la certeza de que la planeación será más minuciosa y los percances serán menores. ¡No temas valerte de otros organizadores para complementar tus ideas!
Consejo nº 6: Ten un plan de respaldo
Por muy bien que se planifique un evento, siempre existe la posibilidad de que exista un contratiempo. Por eso es importante contar con un plan de emergencia para cualquier situación posible. Por ejemplo, ¿qué pasa si el lugar de celebración tiene doble reserva y hay que cambiar el evento en el último momento? ¿Y si la mitad de la lista de invitados no se presenta debido a un accidente en alguna avenida aledaña? ¿O si tienes que trasladar todo a una carpa por culpa de la lluvia?
Tener un plan de emergencia significa estar siempre preparado para el peor de los casos y poder hacer frente a cualquier cosa que se presente. Puede que no sea fácil, pero sin duda es mejor que estar desprevenido. Y ojo, nada de esto es para alarmarte o ser pesimistas, sino todo lo contrario. Si tienes un plan de emergencia, podrás hacer frente a cualquier situación que surja y hacer que tu evento se desarrolle sin problemas.
Consejo nº 7: Planifica el entretenimiento para tus invitados
Asegúrate de que tus invitados siempre tengan algo divertido que hacer. Es importante contar con planes de entretenimiento durante los eventos para que la gente no se aburra ni se quede parada esperando a que ocurra lo siguiente. Puede tratarse de cualquier cosa, desde actuaciones musicales en directo hasta juegos y concursos.
Una gran idea es gamificar tu evento, es decir, planear actividades que a través del juego permitan la interacción entre todas las áreas de tu empresa. Una de las mayores ventajas que tiene la parte lúdica para eventos es su carácter camaleónico, ya que se trata de una herramienta que puede ser útil para todo tipo de eventos, ya sean congresos, conferencias, eventos corporativos, de fin de año, de ocio, convenciones internas, capacitaciones, eventos digitales, presenciales o híbridos… las posibilidades son infinitas en el mundo del juego.
Hoy, los eventos tienen un aspecto diferente al que tenían antes y ahora hay eventos virtuales interactivos, eventos híbridos y seminarios web, además de los eventos presenciales. Las nuevas tecnologías te ayudan a transformar cualquier tipo de evento en una experiencia inolvidable, así que asegúrate de aprovecharlas al máximo.
Consejo nº 8: Mantén informados a tus invitados
Es importante mantener a tus invitados informados sobre cualquier cambio o actualización, para que sepan lo que ocurre en todo momento. Esto puede hacerse en persona, enviándoles un correo electrónico con las últimas noticias o incluyendo actualizaciones en un programa impreso. También puedes mantener a todo el mundo al día publicando actualizaciones en las redes sociales de la empresa como Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn o incluso realizar una campaña de comunicación a través de mailing.
Asegúrate de utilizar el hashtag adecuado para que la gente pueda encontrar fácilmente todas las publicaciones relacionadas con el evento.
Consejo nº 9: Toma nota de las opiniones del personal y los asistentes de tu evento
Una vez finalizado el evento, es importante recoger los comentarios tanto del personal como de los asistentes para medir el éxito y otros detalles clave. Pregúntales qué es lo que más les ha gustado de él para poder repetirlo en futuros eventos.
Pregunta también, en qué aspectos se podría mejorar para elevar la experiencia del evento o si hubo algún problema durante la planificación o la ejecución que deba abordarse poco después de que todo se haya calmado un poco.
Esto te permitirá saber más sobre lo que ha ido bien y sobre lo que se puede mejorar en el futuro para que la experiencia de los asistentes sea positiva, además pedir sus opiniones será una experiencia valiosa también para ellos, dado que los estás tomando en cuenta.
No está de más tomar notas durante el evento para poder hacer los cambios necesarios la próxima vez, como cambiar de lugar o de empresa de catering, etc.
La planificación de un evento puede parecer una tarea que no termina. Pero con estos consejos, estamos seguros de que podrás planificar tu próximo evento en un abrir y cerrar de ojos. En MindMaster con gusto te asesoramos sobre cualquier detalle para tu próximo evento, nuestras experiencias corporativas combinan desafíos mentales con experiencias lúdicas por medio de actividades adaptadas al mundo empresarial, no importa si tu idea es para un evento digital, presencial o híbrido, todos nuestros planes se ajustan a la medida de tus posibilidades.
Y recuerda: no te olvides de los pequeños detalles que hacen que cualquier celebración sea única. ¡Crea experiencias memorables y lleva tu evento al siguiente nivel!
