Un evento corporativo puede ser una excelente manera de consolidar tu imagen de marca y reconectar con tus colaboradores haciendo cualquier ocasión maravillosa, sin importar si se trata de eventos de fin de año, aniversarios de la empresa, kick offs o cualquier fecha especial que quieras celebrar con ellos.
La planificación de un evento ya es lo suficientemente estresante como para no tener que incluir el dinero en la ecuación; con muchas partes diferentes que deben reunirse antes de que un evento pueda tener lugar, a menudo puede ser un acto de malabarismo para el o los organizadores.
Claro que el presupuesto es un aspecto crucial de la base de cualquier evento y, a menudo, la máxima preocupación de cualquier planificador. Queremos simplificarte un poco los preparativos y apoyarte con una guía sobre cómo organizar y llevar a cabo con éxito un evento empresarial sin salirte de tu presupuesto.
¿Qué debes tomar en cuenta antes de empezar a organizar tu evento corporativo?
Con cualquier evento, es importante determinar cuánto puedes gastar y, nunca es demasiado pronto para empezar a elaborar un borrador de presupuesto.
Lo ideal es que tu presupuesto conste de dos cantidades: la primera es la que te gustaría gastar, y la segunda es la que podrías necesitar en caso de emergencia. De este modo, dispondrás de un margen de acción cómodo y tendrás cierta flexibilidad para hacer frente a los gastos imprevistos que inevitablemente se producirán.
Una vez que tengas una idea realista de cuánto dinero tienes disponible, el siguiente paso del proceso es investigar. Desglosa tu presupuesto general calculando cuánto te gustaría gastar en cada aspecto del evento y, a continuación haz una estimación lo más exacta posible de los gastos de cada concepto.
Los gastos adicionales que a menudo se pasan por alto son la iluminación, la limpieza y el WiFi, así que, en la medida de lo posible, asegúrate de pedir que todo lo que necesites esté incluido en el presupuesto inicial de cualquier sede al que te dirijas.
Procura asesorarte de expertos y consultar todas las dudas que surjan para sobre tu presupuesto, ellos te darán guía de cada detalle, algunas empresas desarrollan planes a la medida y te apoyan en la decisión sobre si hacer tu evento presencial u online.
1. Determina las prioridades de tu evento
Determinar qué aspectos de tu evento son los más y los menos importantes para garantizar el éxito del mismo. Concéntrate en los objetivos de tu evento y en el tipo de evento que estás organizando, ya que esto te ayudará a centrar la mayor parte de tu presupuesto en lo que importa.
Esto dependerá en gran medida de él, pero pueden variar aspectos como el lugar de celebración, el catering, el entretenimiento, la decoración, los honorarios de los servicios y el personal. Es importante recordar que, en lo que respecta a los gastos que son cruciales para tu evento, no siempre tienes que optar por la opción más asequible sino la más adecuada para tus objetivos.
No tengas miedo de gastar cuando se trata de las cosas importantes, unos cuantos detalles de más pueden transformar un evento en una experiencia increíble.
En MindMaster, realizamos planes a la medida de los objetivos de tu negocio, para nosotros cada evento es tan único como la experiencia que estás buscando.
2. Elegir el lugar ideal para celebración
El lugar de celebración será probablemente el mayor gasto, por lo que es importante pensar en él desde el principio. Desde opciones al aire libre u hoteles de cinco estrellas hasta el alquiler de lugares para divertirse como escape rooms o espacios para catas gastronómicas, las posibilidades son prácticamente infinitas. Pero hay que tener en cuenta que el tipo de lugar que elijas también influirá en tu presupuesto.
Si te decides por un espacio más creativo o algo inusual, es probable que necesites más presupuesto para la marca, el mobiliario y la decoración. Si eliges un hotel o un espacio para eventos construido expresamente, es probable que tenga todo lo que se necesita para un evento de negocios con muy poco esfuerzo, inclusive si decides realizar un evento digital, podrá ser más accesible aunque con otro tipo de logística.
En este punto es importante recordar el objetivo de tu evento y elegir un espacio que represente eficazmente a tu negocio.
Considera el tamaño de tu evento: ¿necesitas un espacio más pequeño para una reunión íntima de la junta directiva o un espacio más grande para una conferencia de toda la empresa? Obtén una estimación sólida de tu número de asistentes para reducir la búsqueda de espacios que se adapten lo mejor a tus invitados.
¡No temas asesorarte de expertos, ellos podrán darte guía de qué te conviene más para un evento memorable!
Sin embargo, siempre se recomienda que se dé el mayor tiempo posible, sobre todo si necesitas un lugar grande, requisitos específicos o una fecha exacta. También es importante tener en cuenta la estacionalidad; por ejemplo, las fechas más populares para las fiestas son las de Navidad o fin de año de las empresas, las cuales se reservan desde agosto o inclusive antes, y es probable que te cueste encontrar lo que buscas cuando llegues al último trimestre del año, lo que podría hacerte gastar más de lo previsto para conseguir un lugar adecuado.
3. Ten en mente el impacto de los más mínimos detalles
El catering es tan importante para los eventos empresariales como para cualquier otro. Muchos locales tienen una lista de proveedores preferidos, una selección de empresas de catering que puedes probar y elegir, ahorrándote el trabajo de buscar por tu cuenta.
Otros lugares también ofrecen la opción de "alquiler en seco" o dicho de otra forma que es posible llevar tu propia comida y bebida, lo que a menudo puede resultar más económico.
Encontrar un servicio de catering no tiene por qué ser estresante; por supuesto, todo depende del gusto de cada uno. Te recomendamos que preselecciones algunos servicios de catering basándote en tu propia investigación, en las recomendaciones de tus amigos y familiares y en las de gente del sector, para luego ponerte en contacto con ellos y pedirles sus menús de muestra y presupuestos (incluso podrías ir a una degustación). Opciones como los buffets o foodtrucks resultan también interesantes, novedosas y con buenos precios, así que sería importante considerarlas también.
La ubicación del espacio también debe tenerse en cuenta a la hora de elegir la sede del evento, ya que esto podría determinar la asistencia del mismo. Intenta asegurarte de que hay estacionamiento o de que el transporte es de fácil acceso, tanto para ir como para volver. Nunca debe ser un reto para un invitado encontrar la sede.
En el caso de los actos relacionados con la empresa -talleres, presentaciones y conferencias-, la capacidad tecnológica es absolutamente imprescindible.
Antes de reservar un local, comprueba que dispones de los equipos e instalaciones que necesitas, como una conexión WiFi fiable, pantallas grandes para las presentaciones, un sistema audiovisual propio (los técnicos también son una ventaja) y capacidad de iluminación para mejorar el ambiente.
Una buena opción es contratar la mayor parte de los servicios con una sola empresa pues te permite negociar precios preferenciales o descuentos, además de negociar elementos adicionales con proveedores, por ejemplo si contratas la producción audiovisual, iluminación y decoración con un mismo proveedor, puedes negociar que te incluya luces adicionales o el servicio de música en vivo como un DJ.
4. Prepárate para los imprevistos
Subestimar los pequeños gastos es uno de los mayores errores en la planificación del presupuesto. Por ejemplo, los servicios de catering suelen requerir un servicio adicional (como norma del sector, suele ser de entre el 10% y el 15%), por lo que es mejor dejar un margen de acción en el presupuesto para este tipo de cosas, que a la larga pueden acumularse rápidamente. Además, no querrás que te cobren tasas innecesarias, así que no pierdas de vista los plazos de pago.
En general, la creación de un plan presupuestario no debería ser estresante, sino que debería ayudarte a sentirse más seguro y preparado a la hora de organizar tu evento, además puedes sentirte con mayor certidumbre si te apoyas de un experto en el tema.
La planificación cuidadosa y calculada que proporciona un plan presupuestario es una necesidad absoluta para tu próximo evento, independientemente de su tamaño.
¡La planificación es la clave para la buena organización de cualquier ocasión!
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